Akademikonferens integritetspolicy

Akademikonferens, universitet i samverkan: Karolinska Institutet (KI), SLU och Uppsala universitet (UU), planerar och administrerar konferenser och andra evenemang på uppdrag av sina huvudmän och deras samarbetspartners.

För att kunna göra detta måste vi samla in och behandla personuppgifter. Syftet med denna policy är att förklara vilka uppgifter vi samlar in och hur vi använder dessa, samt vilka rättigheter du har som registrerad.

Personuppgiftsansvarig

Sveriges lantbruksuniversitet (SLU) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och personuppgiftsbiträde för KI och UU vid anordnandet av konferenser i deras regi.

Dataskyddsombud vid SLU nås via e-postadress dataskydd@slu.se eller via telefon 018-67 20 90.

Rättslig grund

GDPR (General Data Protection Regulation) föreskriver att all behandling av personuppgifter skall vila på laglig grund. De lagliga grunder som är aktuella för SLU/Akademikonferens är fullgörande av avtal, uppgift av allmänt intresse, samtycke, uppfyllande av rättslig förpliktelse.

SLU/Akademikonferens anser att den behandling av dina personuppgifter vi utför är nödvändig för att kunna hantera din anmälan och planera för ditt deltagande i konferenser/evenemang. Den lagliga grund som gäller för de olika typerna av behandlingar vi utför beskrivs närmare nedan.

Ändamål

Vi behandlar och lagrar uppgifter du själv lämnar till oss när du anmäler dig till våra konferenser och evenemang.

Uppgifterna används för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig, administrera din anmälan, planera ditt deltagande, betalning, ändringar och avbokningar, och i övrigt ge dig god service. Personuppgifterna kan vidare utgöra underlag för information till dig om kommande konferenser och evenemang som du är intresserad av. Personuppgifter kan också komma att användas för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Anmälningar till konferenser och evenemang

Syfte: Administrera deltagande i fysisk/digital konferens/evenemang alt. webbinar, hantering av deltagande i aktiviteter/seminarier, måltider, transporter, boende, hantering av arvode/reseersättning/betalning/återbetalning, statistik, och vidare information till dig om kommande konferenser och evenemang.
Typ av uppgifter: Namn, personnummer, kön, befattning, e-post, adress, mobiltelefonnummer, telefonnummer, val av aktiviteter, bankkontonummer, eventuella allergier och speciella önskemål eller omständigheter. Uppgifter som du lämnat vid anmälan.
Rättslig grund: Fullgörande av avtal rörande planering och genomförande av konferens/evenemang, eller samtycke.

Deltagarlista

Syfte: Publicering och distribution av en deltagarlista i digital eller tryckt form (t ex i en tryckt bok, på konferensens webbplats eller i en konferens APP).
Typ av uppgifter: Deltagarens namn, arbetsplats, ort och/eller land.
Rättslig grund: Samtycke.

Program- och abstractbok

Syfte: Presentera biografier och foton på talare och moderatorer och sammanställa utvalda muntliga- och posterabstracts i digital eller tryckt form (t ex i en tryckt bok, på konferensens webbplats eller i en konferens APP).
Typ av uppgifter: Namn, foto, arbetsplats, kontaktuppgifter och abstracttext.
Rättslig grund: Samtycke.

Fotografering, filmning av deltagare samt konversation i chattfunktion

Syfte: Dokumentera deltagarnas åsikter om konferensen och dess ämnen genom fotografering, intervjuer samt filminspelning. Chatthistorik kan komma att sparas, för underlättande att besvara frågor, efter mötet, som är ställda i chatt-funktionen. Materialet kan komma att läggas upp på konferensens webbplats och på konton i sociala medier.
Typ av uppgifter: Namn, foto och filminspelning samt dina svar.
Rättslig grund: Samtycke.

Filmning av moderatorer och talare vid fysisk konferens eller under live webbinarium

Syfte: Dokumentera muntliga presentationer under konferensen genom filmning/ljudinspelning och fotografering. Inspelningarna kan komma att läggas upp på konferensens webbplats och på konton i sociala medier.
Typ av uppgifter: Namn, yrkestitel, organisation samt presentation.
Rättslig grund: Samtycke.

Deltagarutvärdering och kundundersökning

Syfte: Inhämta synpunkter från deltagare för att utveckla våra tjänster och kommande konferenser och evenemang.
Typ av uppgifter: Namn, mobiltelefonnummer, IP-nummer, dina svar.
Rättslig grund: Samtycke.

Utlämnande av personuppgifter

Akademikonferens kan komma att lämna ut dina personuppgifter till den som begär en allmän handling om dina personuppgifter finns i den, i enlighet med reglerna om allmänna handlingar, såvida de inte ska beläggas med sekretess.

Överföring av personuppgifter

Akademikonferens lägger stor vikt vid säker hantering av dina uppgifter. Vi använder oss av adekvata fysiska, tekniska och administrativa system, processer och rutiner för att förvalta de uppgifter vi samlar in. Åtkomst till personuppgifter ges endast till dem som behöver det för sina arbetsuppgifter.

Uppgifter kan dock även behandlas av den aktuella konferensens/evenemangets värd/uppdragsgivare och personuppgiftsbiträden, dvs företag/organisationer som Akademikonferens samarbetar med avseende IT-drift, betalningar, tryck, distribution, boende, måltider och transporter. Dessa parter får dock inte använda uppgifter om dig för något annat ändamål än för den aktuella konferensen/evenemanget med syfte att tillhandahålla tjänster de anlitas för.

Lagring

Ditt material lagras på universitets servrar (molnlagring i enlighet med GDPR) så länge det är relevant att kunna använda det samt lagras i universitetets arkiv så länge det krävs enligt lagstiftningen om allmänna handlingar och myndigheters arkiv samt enligt gallringsplan. Färdigställda produktioner som använder sig av detta material kan komma att publiceras på universitetets webbplats och konton i sociala medier.

Om du vet med dig att du har fotograferats i något sammanhang och inte vill att konferensen använder materialet, kontakta Akademikonferens via e-postadress info@akademikonferens.se.

Personuppgifterna sparas så länge det än nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Om konferensen/webbinariet spelas in kan inspelningen sparas under en längre tid som dokumentation.

Dina personuppgifter lagras också så länge det krävs enligt lagstiftningen om allmänna handlingar och myndigheters arkiv.

Dina rättigheter

Du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter raderade, rättade eller begränsade och att få tillgång till de personuppgifter som behandlas, samt rätten att invända mot behandlingen. För att använda dig av dina rättigheter, kontakta dataskydd@slu.se eller telefon 018-67 20 90.

Vi kan dock inte radera dina uppgifter om det föreligger ett lagstadgat krav på lagring, som exempelvis bokföringsregler, eller när det finns andra legitima skäl till varför uppgifterna måste sparas, eller att bearbetningen är nödvändig för ditt deltagande i konferensen/evenemanget.

Återkallande av samtycke

Om Akademikonferens behandling av dina personuppgifter baserar sig på samtycke har du rätt att återkalla detta samtycke.

Synpunkter

Om du har synpunkter på SLU:s personuppgiftsbehandling kan du vända dig till epostadress dataskydd@slu.se eller telefon 018-67 20 90.

Om du inte är nöjd med SLU:s svar på din kontakt, kan du vända dig med klagomål på SLU:s behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy@imy.se eller telefon 08-657 61 00.

Du kan läsa mer om IMY:s tillsyn på deras webbplats: https://www.imy.se/vagledningar/for-dig-som-privatperson/klagomal/.